成功に導くための正しいイベント企画の手順とポイント

昨今、様々な企業において自社でイベントを企画しているのをよく目にするようになりました。
SNSの普及はもちろんのこと、全年代のビジネスマンのスマートフォン保有率も高まったことにより集客のしやすさやアプローチのしやすさも一つの要因ではないかと思います。
今回はまだイベントを自社イベントを企画・開催をしたことがない方や企画・開催経験はあるがうまく成果が得られなかった方に向けて、イベントを成功に導くために必要な流れとポイントを抑えながらご紹介したいと思います。

イベント企画から開催までの流れ

イベントの企画からの流れの全体像

”イベント”と一言にいっても、その形態は様々です。

  • セミナー
  • 展示会
  • アクティビティ型(スポーツイベントなど)
                             など

しかし、どんな形態のイベントであっても、基本的な企画~開催までの流れに変わりはありません。
まず、以下に全体の流れの概要をまとめ、その後各フェーズのポイントについてご紹介いたします。

イベント開催の目的・目標の設定

イベント失敗の最大の原因は「目的・目標の設定が不十分」ということではないかと筆者は考えます。

実際、様々なシーンで「とりあえず営業の効率をあげたいし、展示会とかセミナーとかどうかな?」という発言を耳にすることが多々あります。この安易な考えが一番危険なのです。

例えば、
皆さんが学生時代に受験勉強を始めるとき、「とりあえず合格したいし、塾でも行こうかな」と適当に考え、家から一番近い塾に行ったでしょうか?

志望校があって、どういう対策をすればいいのかということを自分なりに調べたり相談したりして、その上で最適だと思う学習環境を判断材料として、塾を探したのではないでしょうか。塾には塾ごとに強みや特徴があり、自分との相性というものが少なからず存在します。

イベントの開催も全く同じことが言えると思います。

  • 現状の自社の営業における課題点は何なのか
  • どういう100人が集まればもっとも効果的なイベントだと言えるのか
  • イベント開催予算に対してどの程度の成果(※目標は何か)
    が得られれば成功と言えるのか
  • その目標を達成するために最適なイベント種別は何か

これらを全社もしくはプロジェクトメンバー全員の共通認識とすることが
成功への必須条件だと思います。
※自分の志望校を知らない先生が一人でもいたら合格率下がる気がしますね。

ターゲットの選定

さて上述にある通り「どういう100人が集まればもっとも効果的か」という問いがあります。

もちろん「自社の商品サービスに興味を持ってくれている人」なわけですが、そんな都合のいい人だけを集めることができるのであれば、そもそもイベントなどせず、普通にその人たちに営業すればよいですよね。

ここで言う「どういう100人」とは、
”イベント”という営業手法を用いたターゲットのペルソナを指します。

(例)主催が管理部門系ソリューションシステムのメーカーの場合

  • 普段、自社ツールで解決する作業をアナログで行っている
  • ITのリテラシは高くないが、新システムの導入には前向き
  • 企業規模は100~300人程度

このように、イベント参加者の属性をそろえることで、
イベント内容をその人たちにフォーカスでき、より効果的となります。
※幅広いリテラシの人を集めてしまうと内容が薄れてしまいます。

協賛企業の募集 ※協賛企業との合同開催の場合

イベントの規模や協賛企業の数は集客力に大きく影響します。
目的や目標に応じて、協賛企業を募るのは一つの大切な手法の一つだと思います。協賛企業の選定のポイントだけ簡単に押さえておきましょう

  • 100%競合企業は外す ※多少の競合は目的よっては可の場合もあり
  • ペルソナが一致するであろう、自社ビジネスの隣接・関連ビジネスの企業
  • 「1+1>2」となるシナジーを生む可能性がある企業

来場者ファーストで考える。来ていただいた方が最も有意義だったと感じてもらえる選定を

会場と日程の確保

目標・目的・ターゲットが決まったら会場と日程の準備に入ります。
どれだけ素晴らしい企画と戦略ができたとしても、当日の来場者数が少なければ本末転倒です。

会場選定のポイント

  • 会場のキャパシティ
  • アクセスの良さ
  • 会場設備の充実さ

日程設定のポイント

  • 集客手法     
    ※WEBを用いる場合、その準備にどれくらいかかるのか。
  • 集客活動の人員数
  • 他の近隣エリアでの大型イベントとの日程重複を回避

上記から集客開始可能時期と物理的な週単位の集客可能数を算出し、
目標達成が実現可能かつ最短の時期を選定します。
※バッファを見すぎると、開催時期が遅れるため、バランスが重要です。

告知・集客

会場と日程と宣伝ツールが整えば告知開始です。
ここでは代表的なイベント集客方法を列挙いたします。

 ①. 自社データベースのリストにメルマガ配信
 ②. イベント集客用のポータルサイトに掲載
 ③. 自社サイトにイベント告知ページをリリース
 ④. 集客予算が取れる場合は③に対して広告を配信
 ⑤. 通常営業時にチラシ等で告知
 ⑥. 既存顧客に告知

ここで大事なことは手法が多ければ良いという事ではありません。
目標とする人数を各手法でどれだけ集めるのかというレベルまで目標をブレイクすること。そして個人に紐づく⑤や⑥については個人レベルにまで集客目標を落とし込むことです。

特に協賛企業がいる場合には、企業単位で集客目標を振り分けることが多いと思いますので、自社の目標は必達しなければなりません。
しっかりと集客計画を立てて取り組みましょう。
集客ができてこそ、イベント成功の第一歩です。頑張りましょう!

まとめ

今回はできる限り汎用性のあるイベント企画の手順について解説しました。
実際にはイベント規模や協賛企業数等によって、もっと細かい検討事項が発生すると思います。

どれだけ複雑な企画になったとしても、「目的と目標の達成のために」という共通のGOALを意識して、イベントを成功に導いていただけばればと思います。